Видеоконференции стали новой нормой для большинства компаний, особенно для тех, кто перешел на удаленную работу. Еще до того, как пандемия сделала работу из дома необходимостью, многие компании уже сокращали поездки, связанные с работой и использовали видеоконференции для связи сотрудников в своих офисах или даже в рамках одного офиса. Эта новая реальность означает, что очень важно инвестировать в лучшую систему видеоконференцсвязи, которую только можно найти.
Сегодня пользуются популярностью облачные сервисы видеоконференцсвязи.
Что система видеоконференцсвязи может сделать для вас
Современные облачные видеосервисы используют TCP/IP в качестве основного сетевого протокола. Большинство видеозвонков проходят через Интернет, а не через частную локальную сеть. Кроме того, их аппаратная поддержка, как правило, открыта, что означает, что вы можете использовать любую веб-камеру или микрофон, совместимые с вашим гаджетом. Новые сервисы часто полностью поддерживают работу через веб-браузер без необходимости установки какого-либо приложения. Обычно также поддерживаются мобильные устройства, включая приложения для Android, Chrome OS и iOS.
Современные системы видеоконференцсвязи предлагают большое количество новых возможностей, которых никогда не было в старых системах. Лучшие в своем классе службы видеоконференций позволяют пользователям совместно использовать свои экраны, удаленно получать доступ к рабочим столам друг друга, общаться в текстовом чате, обмениваться файлами, общаться с помощью цифровых досок и даже транслировать конференции для больших групп пассивных зрителей (например, вебинары). Некоторые из них являются частью бизнес-ориентированных пакетов Voice-over-IP (VoIP).
Эти функции отлично подходят для центральных офисов, но они также являются отличными средствами связи для работы на дому, особенно если смотреть через призму долгосрочной перспективы. Видеоконференцсвязь — это идеальный инструмент для решения вопросов поддержки клиентов в режиме реального времени. Эти и другие факторы, вероятно, будут продолжать стимулировать использование видеоконференций, по крайней мере, в течение следующих нескольких лет, о чем свидетельствуют прогнозы роста от Fortune Business Insights:
Источник графика: fortunebusinessinsights.com
Как видеоконференции сокращают расходы
Многие из нас познакомились с видеоконференциями в эпоху глобальной пандемии. Но даже до нее компании использовали видеоконференции для связи между сотрудниками. Личные встречи часто невозможны из-за ограничений на командировочные расходы. Видеоконференции решают данную проблему.
Новые функции совместной работы с помощью видеоконференций направлены на решение задач, за которые раньше нужно было платить дополнительно. Яркий пример — запись видеоконференции.
Раньше для записи собрания использовалась либо отдельная камера, либо сторонний микрофон для аудиозаписи, а также место на сервере для хранения. Современные сервисы имеют автоматическую запись, которую вы можете запустить нажатием кнопки, а затем автоматически сохранить запись в облаке и поделиться ею со всеми участниками собрания.
Многие новые сервисы видеоконференций теперь содержат искусственный интеллект (ИИ) в виде виртуальных помощников, они отслеживают посещаемость и производят транскрибацию встречи в документы PDF или Microsoft Word. Затем виртуальный помощник может отправить эти документы всем участникам собрания или сохранить их в общем облачном хранилище.
Модели ценообразования для видеоконференций
Как и многие программные услуги, поставщики видеоконференций предлагают несколько уровней ценообразования. Плата обычно взимается за каждого пользователя в месяц. Большинство сервисов видеоконференций предлагают бесплатные пробные версии, как правило, на 30 дней, и многие из них не требуют банковской карты. Это означает, что вам не нужно беспокоиться об автоматическом списании средств по окончании пробного периода.
Большинство сервисов предлагают бесплатные планы с ограниченным набором функций. Это может быть удобно для людей, которые хотят связаться с друзьями и семьей, или для группы участников, которая не планирует проводить много времени на конференциях. Однако, как только вы перейдете на платный уровень, вам нужно обратить внимание на детали ценообразования. Например, многие сервисы взимают разную плату с организаторов видеоконференций и обычных пользователей. Нередко плата взимается только с организаторов видеоконференций, которые могут инициировать собрания.
Цены на многие услуги масштабируются в зависимости от необходимого количества организаторов и посетителей. Вам нужно оценить, насколько видеоконференции лучше всего соответствуют рабочим процессам вашей организации и, используя пробный период, выбрать тарифный план.
На что следует обратить внимание при выборе системы видеоконференцсвязи
Видеоконференции, вероятно, станут новым способом работы для многих сотрудников, а это, в свою очередь, означает, что простота использования платформы — отличный параметр для сравнения возможностей одного поставщика с возможностями другого.
Большое значение имеет простота регистрации, создания собрания, приглашения участников, настройки звука и видео для каждого собрания. Очень важны пользовательский опыт от взаимодействия с системой (UX) и то, насколько легко получить доступ к интеллектуальным элементам управления собранием (функции виртуального помощника, обмен файлами, совместное использование экрана: удаленное управление, совместная работа на цифровой доске).
Некоторые сервисы, такие как Slack, включают большой список готовых вариантов интеграции. Slack платформа также интегрируется с Google Workspace, Teams, Zoom и множеством других коммуникационных платформ. Таким образом опытный администратор Slack может создать полноценную функциональность собрания.
Также важна скорость присоединения к собранию, в том числе необходимость участникам загружать программное обеспечение перед присоединением. В этом случае важно сообщить сотрудникам о совместимости оборудования и предпочтительном браузере. Другие сервисы просто требуют, чтобы посетители ввели код для доступа к собранию.
Лучшие сервисы позволяют настраивать различные типы совещаний, например, собрания в стиле лекций, где звук всех участников отключен; режим обсуждения; режим вопросов и ответов, в котором докладчики могут отключать и включать микрофоны участников по мере необходимости. В других вариантах можно включать и отключать веб-камеры, блокировать опоздавших на собрание, создавать комнаты ожидания при подготовке к собранию и разрешать сеансы работы в группах.
Для презентаций важно совместное использование экрана. Также важны более детализированные параметры, такие как возможность совместного использования только одного документа, изображения или приложения (например, Microsoft PowerPoint), а не всего рабочего стола. Многие сервисы видеоконференций также предлагают режим текстового чата не только во время встречи, но и вне видеозвонка.
Во время пробной версии желательно поэкспериментировать со всеми этими функциями и тщательно подумать о том, какая степень взаимодействия вам нужна на различных встречах. Это означает оценку услуги не только ИТ-персоналом. Стоит включить все заинтересованные стороны из различных отделов в тестирование, чтобы у вас было точное представление о различных видах видеоконференций, которые ваши сотрудники могут проводить между собой и людьми за пределами организации.
Поддержка вызовов для видеоконференций
К сожалению, даже в централизованной сети, такой как та, что находится в вашем главном офисе, работа с любым потоково-зависимым приложением, особенно с видео, становится сложнее, чем больше сеть и чем больше приложений конкурирует за пропускную способность. Возможно ИТ-специалистам может потребоваться настроить некоторые сетевые параметры, если вы собираетесь использовать сервис для видеоконференций в сети с интенсивным трафиком.
С сотрудниками, работающими из дома ситуация еще сложнее. Это может быть постоянной проблемой для персонала вашей службы ИТ-поддержки, у которого будет небольшой контроль над устройствами и маршрутизаторами домашней сети ваших сотрудников. Кроме того, есть дополнительные периферийные устройства, такие как веб-камеры и микрофоны. Все это делает комплексную поддержку сотрудников, работающих удаленно, очень сложной.
У большинства компаний не будет иного выбора, кроме как решать эту проблему в индивидуальном порядке. Если ИТ-специалист может обслуживать маршрутизатор удаленно, это идеально. Если нет, то остается либо настроить устройство сотрудника в офисе, либо провести сотрудника через необходимые шаги по телефону.
Из-за этих опасений рекомендуется разрабатывать долгосрочные решения для сотрудников, работающих удаленно. Например, ИТ-отдел может предварительно настроить несколько моделей маршрутизаторов, а затем распространить их среди сотрудников, чтобы все использовали одну и ту же платформу.
Виртуальные частные сети (VPN) — еще одна связанная с видеоконференциями проблема. Многие компании требуют, чтобы сотрудники использовали эти сервисы при удаленной работе, как для защиты от кибератак, так и для защиты корпоративных данных. Поскольку они используют шифрование, VPN часто могут вызывать проблемы с пропускной способностью, которая влияет на производительность потокового видео. VPN управляются сторонними компаниями, а не вашим поставщиком видеоконференций, поэтому поддержка их комбинации обычно заканчивается внутренней проблемой.
Для решения проблемы нужно изучить предложения VPN для удаленных подключений и, возможно, поработать со своим ИТ-персоналом над внедрением функций качества обслуживания (QoS) как в вашей основной сети, так и в домашних сетях пользователей. Это поможет защитить полосу пропускания, необходимую во время ваших видеоконференций.
Не сбрасывайте со счетов ресурсы поддержки от вашего поставщика. Лучшие службы видеоконференций предлагают поддержку по телефону, электронной почте и в чате в дополнение к обширной онлайн-документации. Такая поддержка конечных пользователей может стоить дополнительных денег, но это стоит учитывать, если ваш ИТ-персонал невелик.