Десять советов как профессионально организовать видеоконференцию

Когда крупнейшая в мире конференция по мобильным технологиям Mobile World Congress (MWC) была отменена из-за глобальной пандемии, деловая жизнь изменилась до неузнаваемости. Другие события, такие как Red Hat Summit и Microsoft Build, стали виртуальными.

Бизнес-лидеры изменили свое отношение к работе из дома, многие теперь посещают и даже проводят виртуальные мероприятия. Люди часто бывают приятно удивлены качеством аудио-визуальных материалов, посещаемостью и легкостью обмена контентом во время и после мероприятия. Кроме того, не нужно ездить на работу или ходить туда и обратно по конференц-центрам в течение всего дня.

Но организация виртуальных мероприятий требует другого планирования, навыков и лучших практик, которые позволят профессионально проводить видеоконференции и обеспечивать конфиденциальность организаторов и участников. Вот десять лучших советов как этого достичь:

1. Планируйте виртуальные мероприятия также тщательно, как и реальные.
Это означает делать все: выбрать интересную, своевременную тему и повестку дня, привлекать участников и спонсоров, общаться со всеми заинтересованными сторонами и заранее готовить спикеров. Виртуальные мероприятия очень хорошо подходят для создания сообщества и обмена контентом, поэтому не забудьте подготовить презентации и записи.

2. Распространяйте в социальных сетях.
Виртуальные мероприятия очень хорошо подходят для распространения в социальных сетях. Для публичных мероприятий всегда создавайте и делитесь уникальным хэштегом события, чтобы вы могли создавать ажиотаж до, во время и после мероприятия. Не забудьте также поделиться ссылками на профили в социальных сетях всех выступающих на веб-сайте мероприятия, в чате видеоконференции и на слайдах презентации для удобства посетителей мероприятия.

3. Настройте уникальные пароли и ссылки доступа для каждого участника.
Позаботьтесь о безопасности и конфиденциальности всех участников мероприятия, – для этого вы должны использовать только ту систему, которая имеет эту возможность.

4. Проинструктируйте всех спикеров, выступающим из дома.
Включите в инструкцию советы, которые помогут выступающим лучше выглядеть и звучать на видео: расскажите им, каким лучше всего должен быть фон, освещение; напомните, чтобы спикеры свели к минимуму фоновый шум, попросили членов семьи не отвлекать их; напомните протестировать звуковые и визуальные настройки на их оборудовании, проверить надежность подключения к Интернету перед началом видеоконференции.

5. Назначьте несколько модераторов.
Спикеров никогда не следует просить одновременно быть модераторами. Слайды будут заполнять их экраны, закрывая элементы управления модератора. Мероприятия с участием более 100 человек должны иметь двух модераторов, чтобы следить за всеми действиями. Модераторы будут нести ответственность за отслеживание того, кто присоединяется к мероприятию, отключение/включение звука выступающих, размещение оптимального макета видео в нужное время, ответы спикеров на вопросы посетителей.

6. Проведите "генеральную репетицию" перед самим событием.
Это действие обеспечит бесперебойную работу в процессе мероприятия. Мало того, что ваши спикеры оценят возможность отработать любые проблемные моменты в своих презентациях, это позволит модераторам освоиться со всеми имеющимися в их распоряжении элементами управления в системе видеоконференцсвязи, а ИТ-специалистам – провести саундчек на используемых устройствах.

7. Отключите звук при входе всем спикерам.
Эта возможность гарантирует, что новые докладчики входят на конференцию с отключенным звуком и именно модераторы решают, когда включить их звук. Нередко на видеоконференциях, организованных новичками, возникает хаос, когда звук участников при входе в видеоконференцию включен: фоновый шум входящих на конференцию участников создает проблемы докладчикам. Когда микрофоны участников отключены, докладчик остается в главном окне просмотра. Участники могут "поднять руку" или отправить сообщение в чат модератору, который может дать слово или просто прочитать вопросы и ответить на них.

8. Стимулируйте высокую вовлеченность.
Напомните участникам о спикерах и темах, которые будут затронуты заранее и попросите их задавать свои вопросы. Некоторые люди могут стесняться задавать вопросы на камеру, поэтому убедитесь, что ведущий заранее объясняет, как участники могут задавать вопросы, публикуя их в окнах чата. Вы также можете пригласить людей задавать вопросы в социальных сетях, используя хэштег мероприятия.

9. Не забудьте о деталях.
Не позволяйте плохому вниманию к деталям испортить интересную, творческую программу. Создайте контрольный список всего, что необходимо сделать в преддверии мероприятия, включая отправку не менее двух напоминаний с инструкциями по подключению вашим участникам перед мероприятием и еще одно в тот же день. Эти напоминания также должны информировать участников о том, будет ли мероприятие записываться. Если вы записываете, не забудьте нажать кнопку записи в начале! Некоторые сервисы позволяют автоматически записывать по умолчанию через настройки событий. Организаторы и модераторы должны присоединиться к мероприятию за 30 минут до начала, чтобы просмотреть план мероприятия, протестировать и решить любые технические проблемы, а также ответить на любые вопросы, возникающие в последнюю минуту. Составьте контрольный список для всех технических деталей, чтобы не пропустить ни одного важного шага.

10. Поблагодарите своих спонсоров.
Это особенно важно, если ваши спонсоры остались привержены переходу от живого к виртуальному мероприятию. Убедитесь, что их логотипы размещены на видном месте, а организатор благодарит их во время и в конце мероприятия.

Итак, планируете ли вы небольшую виртуальную встречу или крупную глобальную отраслевую конференцию, эти советы помогут грамотно организовать вашу видеоконференцию и сделать ее запоминающейся.

Тарифы  Videozvonok.by